COMMON COUNCIL 
ORGANIZATIONAL COMMITTEE
City of Madison
City of Madison 
Madison, WI 53703
www.cityofmadison.com
Proceedings
AldBrenda Konkel (Chair), AldPaul Van Rooy (Vice-Chair), AldRobbie Webber, Ald
Paul Skidmore, AldJean MacCubbin, AldBrian Benford,  AldJudy Compton and Ald
Mike Verveer (alternate)
4:30 PM
Room 103A, City-County Building
Tuesday, January 4, 2005
Others presentJudy Davidoff, Paul Malishke, Michael May, Delora Newton, and George 
Twigg
CALL TO ORDER
Ald. Brenda Konkel called the meeting to order at 4:36 p.m.
APPROVAL OF MINUTES
Approval of Common Council Organizational Committee minutes from 
December 142004 meeting.
1.
AldJean MacCubbin requested a correction on page under "Appointing 
Members to the CCOC Sister Cities Grant Review Subcommittee for 2005".  It 
should read: "2.  Make recommendations on a process for ORGANIZATIONS to 
apply as a sister city to Madison."
Ald. Judy Compton arrived at 4:45 p.m.
ITEMS REFERRED FROM COUNCIL
Substitute Ordinance, ID# 33659 To adopt and confirm amendments to certain 
sections of the Madison General Ordinances as set forth in attached Exhibit R 
pursuant to Sec66.0103, WisStats.,  regarding street use permits. - See subsitute 
ordinance, draft 2nd substitute, Street Use Staff Team report.
2.
This item was referred to a special CCOC meeting scheduled for Tuesday, 
January 182005 at 5:00 p.min Room 103A, CCB. (Meeting was subsequently 
cancelled by the Council President on 1/11/05)
Creating new Section 2.04(2), renumbering current Sections 2.04(2) - (14to 2.04(3) - 
(15), respectively, amending Sections 2.192.30 and 3.27(4)(g) of the Madison General 
Ordinances to modify various rules of procedure for the Common Council and boards, 
committees, and commissions
3.
creating Section 3.46 entitled "Obsolete Committees and Commissionsof the 
Madison General Ordinances to establish that any committee that has not met in a 
calendar year would be automatically terminated by April of the next year unless the 
Council acts before April to keep the committee active or unless the committee is 
required by state statute or contract.
4.
It was noted that AldZach Brandon had requested that this item be rereferred to 
the CCOC meeting of February 12005.  AldJean MacCubbin had questions on 
the March deadline and turnaround time for CCOC to act each year.
Amending Sections 2.40(2)(e)(2)(g)(3)(e)(3)(h)(6)(a)(6)(c)(7)(8)(9)(10)(a)
(11)(b)(11)(c)(11)(e)(11)(f), and (12), creating new Section 2.40(13), and 
renumbering current Sections 2.40(13through (15to Sections 2.40(14through (16of 
the Madison General Ordinances to modify portions of the lobbying ordinance.
5.
 
Registered to Speak/Did not indicate if she supported or opposed
Delora Newton, Representing Smart Growth Madison
 
MsNewton had concerns that the ordinance doesn't differentiate on types of 
contacts.  Her concern was for the "little guybeing penalized.  She noted as an 
example a liquor license renewal they have contact with the city or alders and 
appear before the ALRC.  She doesn't think that they will know that they need to 
comply with the lobbying ordinance.  She thought the intention of the ordinance 
to get at those that influence policy decisions and feels that the ordinance will 
affect a broader population.  She distributed a memo that highlighted Milwaukee's 
lobbying ordinance provisions  and thought that these should be considered for 
Madison's lobbying ordinances.   She also included her Smart Growth Madison's 
recommendation that "administrative actionand "legislative actionshould be 
defined. (see attached memo).
 
AldJean MacCubbin asked MsNewton if she had concerns about the lack of the 
posting/accessibility of the lobbying information.  She would like to be able to file 
the form electronically on-line.
 
AldPaul Van Rooy asked City Attorney Michael May if the definition of "lobbying
could be more clearly defined.  City Attorney May believed that the definition was 
clear on who was a lobbyist and that by deleting exemptions it further clarifies the 
definition.
 
AldBrian Benford asked what the downside was of the registration processCity 
Attorney May noted that the simple act of registering is not the issue with 
lobbyists but rather reporting the information.  He indicated that if the person 
spent less than $500 there was no reporting other than checking a box.  
 
AldPaul Van Rooy asked if there was a distinction between someone who 
lobbying to change policy and someone who is lobbying on a project.  City 
Attorney May indicated that there was no distinction it is either an administrative 
action or a legislative action.
 
AldBrenda Konkel asked how the City Attorney's office would be checking on 
complaints.  City Attorney May stated that they would be reviewing registration 
forms and be relying on the person to identify themselves as lobbyist or 
committee members to ask the person is they are representing someone or not.
 
AldBrian Benford asked what the downside was of the ordinance.  City Attorney 
Michael May indicated that education and complaints about the paperwork have 
been the two frequent complaints.  Both of those issues have been worked on 
and appear in the new ordinance language.
 
AldPaul Skidmore indicated that he didn't think that the ordinance was a bad 
idea and that he thought that the effort to provide more education to the public on 
the ordinance would be beneficial.  He believed that the ordinance would need to 
be "tweakedas time goes on but fully supported the ordinance changes
 
AldJudy Compton thought that at times the paperwork had a chilling effect and 
would like to see the definition of "paymentdefined more fully.
 
AldRobbie Webber stated that when someone appears before a committee at the 
grassroots level and is not being paid that it is very different from a person who is 
being paid to represent someone appearing before a committee.  She thought that 
the registration form is very clear on that distinction.
 
AldBrenda Konkel disclosed that she works for an agency that employs a 
lobbyist.  
 
 Information Services staff were requested to be present at the February 12005 
CCOC meeting to discuss lobbyist information on the city's website.
Amending Section 2.05(1of the Madison General Ordinances to require a two-thirds 
majority vote for items to be introduced to the Common Council by title only, and 
creating Section 2.41 of the Madison General Ordinances to establish a Rules 
Committee to review obsolete ordinances.
6.
It was noted that AldZach Brandon had requested that this item be rereferred to 
the CCOC meeting of February 12005.   AldJean MacCubbin questioned why 
this couldn't be part of the City Attorney's Work Plan.
DISCUSSION ITEMS
 Creating a Madison Elections Advisory Commission.
7.
The members approved the creation of a subcommittee of CCOC to review the 
issue of creating a Madison Election Advisory Committee.  Members include Ald
Brenda Konkel, AldJean MacCubbin and AldPaul Van Rooy.  Sharon 
Christensen (Deputy City Clerkand Paul Malischke will be invited to attend.  
Subcommittee will report back with recommendations to the CCOC at a future 
meeting.
Legistar (legislative tracking) Update - Lisa Veldran
8.
Lisa Veldran provided an update on the legislative tracking implementation.  Ald
Jean MacCubbin thought that the Project Implementation Team should be 
formally thanked.
Upcoming Agenda Items - Ald. Brenda Konkel, Council President
9.
The following items were noted as upcoming issues/items for CCOC discussion 
or action.
Requesting a review by the Plan Commission, Urban Design Commission and the 
Common Council Organizational Committee of the Economic Development 
Commission's recommendations from their report entitled Opportunities to Make 
Madison City Government More Friendly to Businessdated December 2004
Discussion of evaluation process of Compensation Group 21 employees
Discussion on the City's Planning Councils.
ADJOURNMENT
Meeting adjourned at 5:43 p.m.